Come l’intelligenza artificiale sta trasformando il digital workplace

Il mondo del lavoro sta assistendo a una profonda rivoluzione del concetto stesso di postazione lavorativa. La Digital Workplace rappresenta infatti l’evoluzione tecnologica del modo in cui il lavoro viene condotto, vissuto e gestito all’interno di un’organizzazione. Un cambiamento che supera il tradizionale spazio fisico dell’ufficio, inteso come luogo dove il lavoratore è direttamente a contatto con tutte le risorse (logistiche, tecnologiche, umane) per svolgere le proprie mansioni. I nuovi device digitali, in particolare quelli mobili, consentono oggi di avere una postazione per lo più dematerializzata, flessibile, efficiente, oltre che connessa h24. Non si tratta semplicemente di implementare un nuovo software o hardware, ma piuttosto di un radicale ripensamento delle logiche, dei processi e dell’intera esperienza dei dipendenti, catapultati in pochissimi anni dentro un ecosistema digitale veloce, aumentato e interattivo. Il tema è stato anche al centro dei dibattiti nati sui tavoli dedicati al nuovo lavoro pubblico aumentato, nella cornice di FORUM PA 2025.

Trasformazione del posto di lavoro e digitalizzazione delle sue componenti

Il primo macro-cambiamento riguarda dunque l’infrastruttura, ovvero l’ambiente di lavoro che passa da uno tradizionale, principalmente di ufficio, con una infrastruttura IT in sede, a uno digitale, flessibile, ibrido o da remoto. Questo passaggio implica una stabile connettività internet, sicurezza delle reti, storage esterni in cloud computing, oltre alla dotazione di device mobili ai dipendenti. Vista la distanza fisica e la connessione permanente, in questo contesto una comunicazione efficace diventa fondamentale: il salto è dalle relazioni di persona, le riunioni in presenza, le call interminabili, a un utilizzo diffuso di piattaforme digitali, di messaggistica istantanea, software di videoconferenza, suite di gestione e archiviazione documentale. Strumenti che annullano le distanze geografiche e facilitano l’interazione in tempo reale, indipendentemente dalla posizione. Altro stravolgimento, si è passati dall’utilizzo esclusivo dell’analogico e del cartaceo, a flussi di lavoro digitalizzati e automatizzati, tramite sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e software di gestione dei progetti. Un simile mutamento ha impattato profondamente anche sul background dei dipendenti, ai quali sono richiesti ora un consolidato mindset virtuale, diffusa alfabetizzazione digitale e grande flessibilità, sia delle competenze che dei soft skills. Sul lato delle organizzazioni lavorative, diventano invece quanto mai necessari percorsi di formazione continua e qualificata, la fornitura di adeguati strumenti tecnologici (laptop, smartphone, tablet), oltre alla garanzia di politiche di lavoro da remoto inclusive e tutte quelle misure di sicurezza informatica, di protezione dei dati sensibili e della privacy, nel rispetto delle complesse normative in materia. Un framework complesso in progressiva evoluzione che va a definire qualitativamente il Digital Workplace come ecosistema in cui la tecnologia potenzia i dipendenti, i processi vengono ottimizzati e l’esperienza lavorativa complessiva risulta migliorata.

Ricerca Gartner sull’adozione dell’IA in ambito lavorativo

Uno studio della società americana Gartner Inc., specializzata in consulenza strategica IT per le aziende, prevede che, entro il 2028, oltre il 20% delle applicazioni sviluppate in ambito lavorativo utilizzerà algoritmi di personalizzazione basati sull’AI. In particolare, i ricercatori hanno evidenziato come applicazioni, servizi e tecnologie di lavoro digitale, con algoritmi integrati di intelligenza artificiale, consentono una maggiore produttività: dipendenti soddisfatti delle applicazioni che utilizzano hanno una probabilità quasi tre volte maggiore di dichiararsi molto più produttivi rispetto agli insoddisfatti. “Le app utilizzate per il lavoro dovrebbero essere intuitive e funzionali quanto le app consumer più diffuse – ha affermato Tori Paulman, VP Analyst di Gartner –. Questo è esattamente ciò che i dipendenti desiderano: un’esperienza digitale fluida, personalizzata e multicanale, che rispecchi la semplicità e la coerenza delle applicazioni consumer più diffuse.”

Implicazioni per i servizi delle PA e sul lavoro dei dipendenti pubblici

La rivoluzione dei Digital Workplace è atterrata inevitabilmente anche nella galassia delle pubbliche amministrazioni. Una transizione accelerata per vie forzate dalla crisi pandemica, che oggi è la normalità e ha portato alla nascita della “Gestione della mobilità aziendale”, quell’insieme di servizi e tecnologie per coordinare in maniera centralizzata e sicura applicazioni e dati su cui operano i dipendenti pubblici tramite dispositivi mobili. Sono subito emersi vantaggi in termini di flessibilità, abbattimento di costi e migliore qualità della vita dei lavoratori. Si è trattato di fatto di una transizione multidimensionale, i cui attori/destinatari dei flussi di lavoro “remotati” sono gli stessi dispositivi smart, evoluti e connessi. Il nuovo paradigma ha messo al centro una flessibilità del tutto inedita degli ecosistemi lavorativi, spesso obsoleti e chiusi, delle amministrazioni pubbliche, con la ricerca di prestazioni, facilità d’uso, integrati con gli altri sistemi digitali del perimetro pubblico. Parallelamente a questo percorso di evoluzione del Workplace, enti e istituzioni hanno dovuto conformarsi alle diverse normative in materia, a partire dal Regolamento GDPR 679/2016, dalla Legge 81/2017 e le successive revisioni, fino al Decreto 21007/24 dell’ACN, passando anche per la Determina AgID del 2021.  

Smartphone e tablet nuovi hub del lavoro aumentato dall’IA

È chiaro che i protagonisti indiscussi del Digital Worlplace sono i nuovi device mobili aumentati dall’AI. In particolare, l’oggetto più familiare, lo smartphone, permette adesso l’intera gestione del flusso di lavoro grazie a processori sempre più potenti, connettività ultraveloce e nuovi ecosistemi cloud-first, tra cui Google Workspace, Microsoft 365 ed altri. Quello che una volta era un telefono oggi è sempre più luogo virtuale di lavoro, in cui task lavorativi, notifiche, accessi e applicazioni sono completamente gestibili e personalizzabili in base al ruolo e alle esigenze del singolo dipendente. Centrali, in particolare, sono le app di note vocali, di scrittura, progettazione grafica, video e photo-editing, oltre a quelle di messaggistica istantanea, di videoconferenza e di accesso remoto. Tra le aziende tecnologiche che hanno colto la sfida, fornendo una gamma di dispositivi smart c’è Samsung. Già a partire dalla serie Galaxy S24, il colosso coreano si è imposto come standard di riferimento del mercato mobile per il lavoro. L’implementazione di Galaxy AI ha guidato per la prima volta l’utenza di massa verso nuove esperienze creative, immersive e personalizzate. I pieghevoli Galaxy Z Fold 6 e Galaxy Z Flip 6 hanno rappresentato un ulteriore step nell’alto di gamma, così come Galaxy Tab S10 Ultra nel mercato tablet. Con Galaxy AI la comunicazione tra PA e cittadini è completamente personalizzabile: assistenti virtuali integrati sono ora capaci di offrire risposte e supporto proattivo a domande vocali e con linguaggio naturale. Tra le funzionalità di grande interesse per il mondo del lavoro, Now brief ad esempio consente di personalizzare le impostazioni in base al contesto e l’integrazione con app di terze parti per flussi di lavoro su misura. In particolare, Now brief utilizza l’AI per fornire un briefing personalizzato dei contenuti specifici, che si aggiorna durante il giorno.

L’IA visiva di Gemini Live e il PagoPA di Samsung Pay

La società coreana ha presentato di recente, tra le altre novità, una funzionalità estremamente utile e che avvicina ancora di più Samsung al mondo PA. All’interno di Samsung Wallet, la piattaforma che consente di gestire in modo sicuro le proprie carte di pagamento, carte fedeltà, carte d’imbarco e Digital Key, è possibile ora pagare gli avvisi pagoPA utilizzando Samsung Pay e inquadrando il QR code presente sull’avviso per completare la transazione in pochi istanti. “Questa nuova integrazione rappresenta un importante passo avanti nel nostro impegno a rendere i pagamenti digitali sempre più semplici, sicuri e accessibili. Grazie alla collaborazione con FlowPay, siamo entusiasti di offrire una modalità rapida per il pagamento degli avvisi pagoPA, contribuendo a semplificare le operazioni quotidiane all’interno dell’ecosistema Galaxy” – ha commentato Paolo Bagnoli, Head of MX Marketing & Portfolio di Samsung Electronics Italia. Altra novità che Samsung Electronics ha introdotto è l’ultima evoluzione dell’AI experience. L’aggiornamento Gemini Live permette ora gratuitamente agli utenti Galaxy S25 conversazioni visive in tempo reale, utilizzando la fotocamera e le funzionalità di condivisione dello schermo. Tenendo premuto il pulsante laterale, gli utenti Galaxy possono mostrare a Gemini Live ciò che loro stessi vedono e, grazie all’AI, interagire in una conversazione dal vivo. Grazie a Gemini Live, gli smartphone della serie Galaxy S25 semplificano molte decisioni quotidiane, diventando un supporto virtuale attivo in ogni momento.

Un altro elemento rilevante è il sistema di sicurezza integrata Samsung Knox. Ad esempio, con Secure Folder si garantisce uno spazio di archiviazione protetto e crittografato sugli smartphone, conforme alle esigenze specifiche di sicurezza e accesso di ogni dipendente. Le funzionalità di segmentazione consentono poi di avere versioni separate di una stessa app, con accessi personalizzati sulla base dei profili e delle policy aziendali, grazie anche all’autenticazione multifattore tramite pin, password, codice di sblocco o autenticazione biometrica. L’obiettivo è quello di creare un ambiente di lavoro sempre più agile e resiliente, ottimizzando i livelli di produttività, sbloccando potenzialità inedite e generando soddisfazione nei dipendenti.